Gestión de conductores en una flota VTC o taxi: alta, liquidación, efectivo y baja

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Esta guía cubre el ciclo completo de un conductor en una flota española: el alta, la puesta en marcha en plataformas y combustible, la protección de datos, el seguimiento, las liquidaciones, el efectivo y la baja.

Regla general: la documentación de cada conductor se guarda en su propio expediente, clasificada por lo que prueba cada documento. Y lo que pertenece al conductor se le entrega siempre que lo pida.

1. Alta de un conductor nuevo

1.1 Documentos que hay que pedir

Documento Para qué Comprobación
DNI, NIE o pasaporte con permiso de trabajo Identidad y derecho a trabajar Vigente y legible por las dos caras
Permiso de conducir clase B Habilitación para conducir Antigüedad mínima que exija la comunidad o el municipio. En varias comunidades se piden al menos 2 años en VTC (no verificado para todas)
Permiso municipal o autonómico de conductor Obligatorio en taxi y en algunos territorios para VTC Vigente y del municipio o área donde trabajará
Certificado de antecedentes penales, o el de delitos sexuales si se exige Algunas administraciones lo piden para VTC o taxi Fecha reciente
Número de afiliación a la Seguridad Social Alta en la TGSS Si no tiene, se le asigna
Cuenta bancaria para la nómina Pago de la nómina A su nombre
Teléfono y correo Contacto y alta en plataformas Casi nunca vienen en los documentos de identidad. Pídelos siempre
Vida laboral o alta de un empleo anterior, si la aporta Historial Va al apartado de Seguridad Social, no al de identidad

1.2 Verificar el DNI o NIE

  • Comprueba la letra de control. Se divide el número entre 23 y el resto indica la letra en la tabla oficial: TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE.
  • En el NIE, la X vale 0, la Y vale 1 y la Z vale 2 antes de hacer la misma cuenta.
  • Si al escanear un documento la lectura sale distinta en dos copias, usa la letra de control para decidir cuál es la buena.
  • Compara la foto con la persona y revisa la fecha de caducidad.

1.3 Expediente del conductor

Crea un expediente por conductor con apartados fijos. Por ejemplo:

  • Identificación y permisos.
  • Seguridad Social.
  • Contrato y nóminas.
  • Formación y prevención de riesgos.
  • Incidencias, multas y siniestros.

Clasifica por lo que el documento prueba, no por el lote en el que llegó. Un documento mal clasificado hace que el sistema deje de reclamar algo que en realidad falta.

1.4 Alta en la Seguridad Social

  • El alta se comunica a la TGSS antes de que el trabajador empiece. Puede hacerse hasta 60 días antes. Nunca después del primer día de trabajo.
  • Normalmente la tramita la asesoría laboral por el Sistema RED.
  • Guarda el informe de situación de alta de la TGSS. La fecha de alta oficial es la fecha de efectos de ese informe, no la que se anotó a mano ni la fecha prevista de inicio.
  • Si el conductor trabajó antes de esa fecha, es un asunto que hay que regularizar con la asesoría. No cambies la fecha a ojo.

1.5 Contrato y convenio

  • El contrato se comunica al servicio público de empleo (Contrat@) en los 10 días siguientes a su firma.
  • Identifica el convenio colectivo aplicable: provincial, autonómico o sectorial de transporte de viajeros. Depende del territorio y de la actividad. Confírmalo con la asesoría laboral.
  • Deja por escrito en el contrato:
    • Salario base y complementos.
    • El sistema de variables, si existe. Por ejemplo, un porcentaje de la facturación neta a partir de cierto umbral.
    • La jornada, los turnos y los descansos.
    • La gestión del efectivo y qué pasa si no se entrega.
    • Las normas sobre multas, siniestros con culpa y uso del vehículo.
    • Cualquier descuento posible, siempre dentro de los límites legales.
  • Registra la jornada diaria. Es obligatorio para trabajadores por cuenta ajena.
  • Entrega la información de prevención de riesgos laborales: seguridad vial, fatiga, ergonomía y actuación ante agresiones.

1.6 Conductor autónomo o colaborador

  • Si el conductor trabaja como autónomo con su propia licencia, el trato es mercantil. No hay alta en el Régimen General por la flota.
  • Vigila el riesgo de falso autónomo. Si la flota fija horarios, vehículo y forma de trabajar, la relación puede ser laboral. Consúltalo con un profesional.

2. Alta en plataformas, combustible y RGPD

2.1 Plataformas (Uber, Bolt, Cabify, FreeNow y otras)

  • Invitar al conductor desde el portal de flotas de cada plataforma.
  • El conductor sube sus documentos en la app: identidad, permiso de conducir, permiso de conductor si se exige, foto y antecedentes si los piden.
  • Asignarle el vehículo dentro de la plataforma.
  • Comprobar que el nombre en la plataforma coincide con el de su expediente. Un apellido mal escrito complica las liquidaciones.
  • Comprobar el teléfono en la ficha de la plataforma. Suele ser la fuente más fiable porque el conductor lo usa a diario.
  • Revisar cada mes la sección de documentos que caducan de cada plataforma.

2.2 Tarjeta de combustible

  • Dar de alta al conductor en la tarjeta o el sistema de pago de combustible de la flota. Por ejemplo, Ballenoil con DNI&GO, donde el conductor reposta identificándose con su documento.
  • Datos habituales: nombre completo, teléfono y DNI o NIE.
  • Fijar límites prudentes. Por ejemplo, un tope por repostaje, y si hace falta un tope diario o mensual.
  • Decidir si se pide la matrícula o los kilómetros en cada repostaje. Pedirlos mejora el control por vehículo.
  • Comprobar en el listado del proveedor que el alta aparece con el método de pago correcto.

2.3 Protección de datos (RGPD)

  • Entregar al conductor la información sobre el tratamiento de sus datos: quién es el responsable, para qué se usan, cuánto tiempo se guardan y qué derechos tiene.
  • Incluir el tratamiento en el registro de actividades de tratamiento de la empresa.
  • Limitar el acceso a los datos del conductor a quien los necesite.

2.4 Geolocalización del vehículo

La geolocalización en el trabajo está regulada por el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

  • Hay que informar antes de activarla, de forma expresa, clara e inequívoca. La base suele ser el interés legítimo de la empresa y el cumplimiento de obligaciones del sector. Por eso lo esencial es informar y conservar la prueba, más que pedir un consentimiento en sentido estricto.
  • El documento que firma el conductor debe explicar:
    • Qué se registra: posición, rutas, kilómetros, horas de actividad, paradas y, si se usan, entradas y salidas de zonas.
    • Para qué se usa: seguridad de la flota, respuesta ante robo o accidente, cumplimiento normativo del sector y gestión operativa.
    • Los límites: solo en jornada laboral y en vehículos de empresa, sin vigilancia exhaustiva de la persona.
    • Quién puede ver los datos.
    • Cuánto tiempo se conservan, por ejemplo un máximo de 12 meses salvo obligación legal.
    • Cómo ejercer los derechos y que puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
  • Si la localización se hace con una app en el móvil personal, el nivel de exigencia sube. Es preferible un dispositivo instalado en el vehículo.
  • Revisa el texto con tu asesoría laboral antes de usarlo.
  • No actives la telemática a un conductor hasta tener su acuse firmado y archivado.
  • Proveedores de GPS como Sherlog ofrecen datos de posición y de conducción. Úsalos para la operativa y la seguridad, no como único criterio para sancionar.

3. Seguimiento del rendimiento

Qué medir por conductor

  • Bruto, neto y efectivo, por plataforma y en total.
  • Horas trabajadas o conectadas, y neto por hora.
  • Viajes, kilómetros y neto por kilómetro.
  • Consumo de combustible sobre el bruto.
  • Siniestros, multas, quejas y valoración media en las plataformas.

Cómo aplicarlo

  • Semanal. Compara la facturación de cada conductor con el mínimo que haya fijado la empresa. Suma todas las plataformas.
  • Antes de avisar a nadie, descarta:
    • Las ausencias: vacaciones, baja médica o permisos.
    • Las altas o bajas a mitad de semana.
    • Los datos incompletos, como una plataforma que no ha terminado de descargar.
    • A quien no tenga fecha de alta registrada. Primero hay que completar el dato.
  • Mensual. Haz un ranking por neto por hora, no solo por facturación total. Quien factura mucho trabajando el doble de horas no es necesariamente el más eficiente.
  • La conversación con el conductor la tiene una persona. Un sistema puede preparar el borrador del mensaje, pero lo decide y lo envía el responsable.
  • Agosto y los periodos festivos alteran mucho las cifras. Compáralos con el mismo periodo del año anterior.

4. Liquidaciones y nóminas

4.1 Preparar la liquidación del mes

  1. Reúne el neto del mes de cada conductor en todas las plataformas en las que trabaja. Si falta una, la liquidación sale corta.
  2. Aplica el sistema de pago pactado en el contrato:
    • Solo salario fijo.
    • Salario más variable.
    • Porcentaje del neto por tramos, con la nómina incluida o no según lo pactado.
  3. Si el conductor entró o salió a mitad de mes, prorratea el salario por días trabajados. La práctica habitual en nóminas es dividir entre 30 días (mes comercial). Un mes completo cuenta como mes entero, tenga 28 o 31 días. Confírmalo con tu asesoría.
  4. Resta los descuentos pactados por escrito y legalmente admisibles. Por ejemplo, el efectivo no entregado o una sanción por un siniestro con culpa, si el contrato lo prevé.
  5. Envía los datos a la asesoría laboral para la nómina.

4.2 Errores típicos

  • Casar por nombre exacto. Un apellido escrito distinto en la plataforma deja al conductor a cero. Casa por parecido. Si hay varios parecidos, no lo adjudiques y revísalo a mano.
  • Olvidar una plataforma. Un conductor que se pasa de Bolt a Uber a mitad de mes aparece a cero en Bolt. Revisa siempre todas.
  • Cambiar de tramo por no sumar todo. Si el pago es por tramos, olvidar una plataforma puede dejar a alguien por debajo de un tramo que sí alcanzó.
  • Excepciones sin registrar. Si se paga a mano algo distinto de lo pactado, anótalo con las dos cifras: la calculada y la pagada. Una excepción no es una escala nueva.
  • Sin dato, sin cifra. Si falta el salario base o la fecha de alta, no se inventa. Se deja en blanco y se avisa de qué falta.

4.3 Calendario

  • Día 1-3 del mes. Cerrar los datos del mes anterior por plataforma.
  • Día 3-5. Calcular la liquidación y revisar excepciones.
  • Antes del cierre de nóminas de la asesoría. Enviar las variables, los descuentos y las altas y bajas del mes.
  • Al recibir las nóminas. Comparar la nómina con la liquidación calculada. Pueden diferir unos céntimos por el redondeo de cada concepto.

5. Efectivo pendiente del conductor

  • Calcula cada día el efectivo cobrado según las plataformas menos el ingresado.
  • Pide que cada ingreso lleve el nombre del conductor o la matrícula en el concepto.
  • Asigna a mano los ingresos sin dueño. Lo asignado a mano no debe borrarse nunca.
  • Cada mes, cierra el pendiente de cada conductor y regularízalo según el contrato.
  • Si el conductor se va, el efectivo pendiente se liquida en el finiquito, siempre que el contrato lo prevea y dentro de los límites legales.

6. Baja del conductor

Checklist de baja

  • Fecha exacta de fin y motivo: fin de contrato, baja voluntaria, despido o fin del periodo de prueba.
  • Comunicar la baja a la TGSS en los 3 días naturales siguientes al cese. Normalmente lo hace la asesoría.
  • Recoger el vehículo, las llaves, la documentación del coche, la tarjeta de combustible y cualquier dispositivo.
  • Revisar el estado del vehículo y los kilómetros. Haz fotos.
  • Desactivar al conductor en todas las plataformas el mismo día.
  • Desactivar su tarjeta o su alta de combustible.
  • Desactivar la geolocalización asociada a su persona y cerrar sus accesos a cualquier aplicación de la flota.
  • Calcular la última liquidación: días trabajados, variables, vacaciones no disfrutadas y efectivo pendiente.
  • Revisar multas en curso de su periodo. Pueden llegar semanas después. Guarda los datos de contacto necesarios para identificarlo como conductor.
  • Entregar el finiquito y el certificado de empresa. Normalmente se comunica de forma electrónica al SEPE.
  • Entregarle los documentos que le pertenecen si los pide.
  • Conservar el expediente el tiempo que obligue la ley laboral, fiscal y de protección de datos. Después, suprimir lo que no haga falta.

Fuentes