Cómo gestionar una flota VTC o taxi día a día: turnos, efectivo, KPIs y calendario

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Esta guía resume cómo trabaja un jefe de tráfico o gerente de flota con experiencia. Sirve para una flota VTC o de taxi, desde una sola licencia hasta varias decenas de vehículos. Está organizada por frecuencia: lo que se mira cada día, cada semana, cada mes y cada trimestre.

Idea de fondo: una flota se gestiona con datos comparables y con excepciones visibles. Si algo no cuadra, se señala. Nunca se esconde ni se da por bueno sin comprobarlo.

1. Principios que ordenan todo lo demás

  • Un dato tiene fuente. Cada cifra debe venir de un documento o de un informe: la plataforma, el banco, el proveedor de combustible o la sede oficial. Lo que solo existe porque alguien lo tecleó de memoria es una suposición.
  • La fuente oficial manda. Si tu registro interno dice una fecha de ITV y la DGT dice otra, corrige tu registro.
  • Una excepción visible es mejor que un falso cuadre. Un pago sin casar se ve y se revisa. Un pago casado con la factura equivocada se da por bueno y nadie lo vuelve a mirar.
  • Un cero también es un dato. Si un conductor sale con cero euros en una plataforma, comprueba si es real o si la descarga falló. Un sistema callado y un sistema parado se parecen mucho.
  • Separa siempre titulares. Si conviven una sociedad y un autónomo, o varias empresas, nunca mezcles sus ingresos, gastos, cuentas ni impuestos.
  • Todo aviso dice qué hacer y dónde. No basta con decir «falta la fecha de alta». Hay que decir qué dato, en qué ficha y quién lo aporta.

2. Arranque del día y turnos

Checklist diario de arranque (10-20 minutos)

  • Revisar quién trabaja hoy: cuadrante de turnos, ausencias, vacaciones y bajas.
  • Confirmar la asignación conductor-vehículo. Cada coche, un responsable por turno.
  • Mirar los vehículos parados: taller, siniestro, ITV o falta de conductor. Un coche parado es la pérdida más cara de una flota.
  • Revisar las alertas abiertas: documentos que caducan, multas recibidas, efectivo pendiente y notificaciones oficiales.
  • Comprobar que los datos de ayer han entrado: ingresos de cada plataforma, efectivo y movimientos del banco. Anota hasta qué día llega cada fuente.
  • Revisar incidencias de la noche: averías, accidentes, quejas de clientes o bloqueos de cuenta en una plataforma.

Turnos

  • En taxi y en VTC es habitual que un vehículo haga dos turnos para rentabilizar la licencia. Por ejemplo, de mañana y de tarde-noche.
  • Registra la hora real de inicio y fin de cada turno. Es la base del neto por hora y del registro de jornada obligatorio para trabajadores por cuenta ajena.
  • En el relevo, el conductor saliente comunica el estado del coche: daños, combustible o carga, kilómetros, limpieza e incidencias.
  • Haz una foto del cuentakilómetros al inicio y al final de cada turno. Es la forma más simple de calcular kilómetros por conductor.
  • Respeta los descansos y los límites de jornada del convenio aplicable. Un conductor agotado es un riesgo de siniestro.

Particularidades del taxi

  • Cierra cada turno con datos comparables. Separa efectivo, cobros con tarjeta, cobros por aplicación y otros ingresos.
  • El taxímetro da la recaudación del turno. Compárala con lo que entrega el conductor y con lo que liquidan las aplicaciones.
  • Asocia cada liquidación a su turno y a su conductor.

Particularidades del VTC

  • El servicio debe estar precontratado y comunicado según la normativa estatal y autonómica. Revisa el registro de comunicaciones si tu comunidad lo exige.
  • Algunas comunidades fijan condiciones de territorialidad, de retorno a base o de precontratación con antelación mínima. Conócelas y vigílalas.

3. Control de efectivo y su entrega

El efectivo es el punto más delicado de la operativa. Es dinero de la empresa que está en el bolsillo del conductor.

Cómo funciona

  • Cuando un cliente paga en efectivo por la aplicación, la plataforma registra ese cobro. Ese importe se descuenta de lo que la plataforma transfiere a la flota, porque el dinero ya lo tiene el conductor.
  • El conductor tiene que ingresar ese efectivo en la cuenta de la empresa o entregarlo en mano contra recibo.
  • Efectivo pendiente = efectivo cobrado según las plataformas − efectivo ingresado o entregado.

Checklist de efectivo

  • Diario. Comparar el efectivo cobrado por cada conductor, según cada plataforma, con los ingresos recibidos en el banco.
  • Diario. Revisar los ingresos en efectivo sin dueño. Pide que cada ingreso lleve en el concepto el nombre del conductor o la matrícula.
  • Diario. Anotar hasta qué día llegan los datos de cada plataforma. Un día entero sin efectivo en toda la flota suele ser un hueco de datos, no un día tranquilo.
  • Semanal. Avisar a quien supere un umbral de efectivo pendiente que fije la empresa.
  • Mensual. Cerrar el efectivo del mes por conductor. Muestra lo cobrado, lo ingresado y lo pendiente. Lo pendiente se regulariza según el contrato, por ejemplo con un descuento en la liquidación si así está pactado por escrito.

Buenas prácticas

  • Cuenta los días completos. Lo cobrado ayer y hoy puede no estar ingresado todavía y no debe contar como deuda.
  • No cuentes el efectivo dos veces. Ya está descontado de la transferencia de la plataforma. Si además lo sumas como ingreso bancario de la plataforma, inflas la facturación.
  • Algunas plataformas permiten limitar o bloquear el pago en efectivo a nivel de flota, por ejemplo desde el portal de flotas de Uber. Úsalo como medida de control y decide a mano. No conviene que un sistema corte el efectivo sin que una persona lo revise.
  • Cualquier descuento por efectivo no entregado debe estar previsto en el contrato y respetar los límites legales del salario. Consúltalo con tu asesoría laboral.

4. Ingresos por plataforma y cierre de turno

Qué mirar de cada plataforma

  • Bruto: lo que paga el pasajero.
  • Comisión o tasas: lo que retiene la plataforma.
  • Neto: bruto menos comisión. Es lo que llega a la flota, sumando transferencia y efectivo.
  • Efectivo cobrado: la parte del neto que ya tiene el conductor.
  • Viajes, kilómetros con pasajero y horas conectadas.
  • Ajustes: propinas, incentivos, peajes, cancelaciones y reembolsos.

Checklist de cierre

  • Por turno o por día. Registrar bruto, neto, efectivo, viajes y horas de cada conductor en cada plataforma.
  • Diario. Comparar el día con la media de las últimas semanas del mismo conductor. Una caída brusca puede ser una avería, una sesión caducada o un problema de cuenta.
  • Semanal. Cerrar la semana de lunes a domingo, que es como liquidan la mayoría de plataformas.
  • Semanal. Comprobar el mínimo de facturación por conductor, si la empresa lo ha fijado. Antes de hablar con nadie, cruza con vacaciones, bajas y altas a mitad de semana.

Errores frecuentes

  • Nombres que no casan. La plataforma puede escribir un apellido de otra forma. Casa por parecido y revisa a mano los dudosos. Un error de una letra puede dejar a un conductor sin su liquidación.
  • Conductores duplicados. Una misma persona puede tener dos perfiles en la plataforma. Suma ambos y pide a la plataforma que desactive el sobrante.
  • Accesos olvidados. Revisa cada mes los conductores dados de alta en las plataformas sin actividad. Cada alta sin uso es un acceso abierto a tu flota.
  • Datos diarios frente a semanales. Algunas plataformas no dan la misma cifra si sumas días sueltos que si pides la semana entera. Usa siempre el informe del periodo completo para cerrar.

5. Incidencias, siniestros, multas, ITV, seguros y documentación

Incidencias y siniestros

  • En el momento. El conductor rellena el parte amistoso o declaración de siniestro, hace fotos y avisa al responsable de tráfico.
  • Mismo día. Abrir un expediente con fecha, vehículo, conductor, descripción, fotos y referencia de la aseguradora.
  • Plazo del seguro. Comunicar el siniestro a la aseguradora dentro del plazo de la póliza. El plazo general legal es de 7 días desde que se conoce, salvo que la póliza fije uno mayor (no verificado para cada póliza).
  • Seguimiento semanal. Revisar el estado del peritaje, la reparación y los días de inmovilización.
  • Al cerrar. Registrar el coste final y si hubo culpa del conductor. Cualquier repercusión al conductor debe estar pactada en el contrato.

Multas

  • Al recibirla. Guardar el original, registrar la fecha de notificación, el vehículo, la hora y el lugar.
  • Mismo día. Averiguar quién conducía con el cuadrante de turnos o el GPS.
  • Dentro de plazo. Identificar al conductor, alegar o pagar con descuento. Detalle en la guía de trámites y vencimientos.

ITV, seguros y documentos que caducan

Lleva un expediente por vehículo y otro por conductor, con fecha de caducidad de cada documento.

Documento Frecuencia típica Aviso recomendado
ITV del vehículo Anual o semestral según antigüedad y uso 30, 15 y 7 días antes
Seguro del vehículo y seguro obligatorio de viajeros Anual 30 días antes
Visado de la autorización VTC o licencia de taxi Periódico, según la administración 60 días antes
Permiso de conducir Según la edad del titular 60 días antes
Permiso municipal de conductor de taxi o VTC, si existe Según el municipio 30 días antes
Documentos en las plataformas Según cada plataforma Revisar cada mes
Certificado digital de la empresa Normalmente de 2 a 4 años 60 días antes
  • Revisa cada mes la sección de documentos que caducan de cada plataforma. Si un documento vence, la plataforma bloquea al conductor y no le da viajes.
  • Consulta la DGT para confirmar ITV, seguro y titularidad. La propia sede muestra avisos de ITV a punto de caducar y de llamadas a revisión del fabricante.
  • Vehículos vendidos. Confirma que la transferencia de titularidad se ha hecho. Mientras no se haga, las multas y responsabilidades siguen llegando al vendedor.

Mantenimiento

  • Avisa por kilómetros, no por meses. Un coche que hace 10.000 km al mes y otro que hace 2.000 no pueden tener el mismo calendario.
  • Registra cada trabajo de taller con fecha, vehículo, kilómetros, trabajo realizado, taller e importe.
  • Usa los intervalos del fabricante. No te inventes intervalos por defecto.

6. Combustible y recarga

Tres formas de capturar el gasto

Modelo Cómo funciona Calidad del dato
Tarjeta de flota con un proveedor Tarjeta por vehículo o por conductor, factura periódica y detalle por transacción. Por ejemplo, Ballenoil con su sistema DNI&GO, u otras redes con tarjeta de empresa Alta
Ticket del conductor El conductor reposta, paga y fotografía el ticket Baja o media, porque depende de que se acuerde
Gestora externa Una empresa gestora reposta y entrega un resumen mensual Media, porque es su cálculo y hay que auditarlo

Checklist de combustible

  • Al dar de alta un conductor. Darlo de alta en la tarjeta de combustible con un tope por repostaje.
  • Semanal. Descargar el detalle del proveedor: fecha, hora, estación, litros, precio por litro, importe y tarjeta.
  • Semanal. Detectar anomalías: litros que no caben en el depósito, dos repostajes casi seguidos en sitios lejanos o consumo fuera de rango.
  • Mensual. Cruzar la factura del proveedor con el cargo en el banco.
  • Mensual. Calcular el combustible como porcentaje del bruto por vehículo y por conductor.
  • Al dar de baja un conductor. Desactivar su tarjeta o su alta el mismo día.

Vehículos eléctricos

  • Registra cada recarga con kWh, coste y punto de carga.
  • Separa la carga en casa, la carga en la base y la carga pública. Sus precios son muy distintos.
  • Planifica las recargas fuera de las horas punta de demanda de viajes.

Cuidado con el ratio

Si el combustible sube como porcentaje del bruto, puede ser por dos causas opuestas. O se gasta más, o se ingresa menos porque ha bajado la tarifa. Antes de culpar al conductor, mira las dos cifras por separado.

7. KPIs de la flota y cómo se calculan

Calcula los KPIs por vehículo, por conductor y para toda la flota. Compara siempre periodos iguales: semana con semana, o mes con mes.

KPI Cómo se calcula Para qué sirve
Facturación bruta Suma de lo pagado por los pasajeros en todas las plataformas, más el taxímetro Volumen de negocio
Facturación neta Bruto menos comisiones de las plataformas Lo que realmente entra
Neto por hora Neto ÷ horas trabajadas o conectadas Productividad del conductor y del turno
Neto por viaje Neto ÷ número de viajes Calidad de los viajes
Neto por km Neto ÷ km recorridos Rendimiento de la ruta
Coste por km Costes del vehículo en el periodo ÷ km recorridos Saber cuánto cuesta mover el coche
Coste por hora Costes del periodo ÷ horas trabajadas Comparar con el neto por hora
Rentabilidad por vehículo Neto del vehículo − costes directos del vehículo Saber qué coche gana y cuál pierde
Rentabilidad por conductor Neto generado − coste del conductor − costes variables que provoca Comparar conductores con datos
Margen neto (Neto − todos los costes) ÷ Neto × 100 Salud global del negocio
Combustible sobre bruto Gasto de combustible ÷ bruto × 100 Detectar consumo excesivo
Ocupación Km con pasajero ÷ km totales × 100 Detectar demasiados km en vacío
Días parados por vehículo Días sin facturar por taller, siniestro o falta de conductor Coste oculto de la inmovilización

Qué costes incluir

  • Costes directos del vehículo: combustible o energía, mantenimiento, neumáticos, seguro, cuota de renting o leasing, ITV, lavado, peajes y aparcamiento.
  • Costes del conductor: salario, Seguridad Social a cargo de la empresa y variables pactados.
  • Costes de estructura: gestoría, software, oficina, telemática y gastos financieros.
  • Amortización y licencia: el coste de la autorización o licencia y del vehículo, repartido en su vida útil.

Lectura práctica

  • Si el neto por hora baja pero las horas suben, el conductor trabaja más para ganar lo mismo. Revisa zonas, horarios y plataforma.
  • Si el coste por km sube sin más gasto de combustible, mira el mantenimiento y los siniestros.
  • Ordena los vehículos por rentabilidad cada mes. Los que pierden dinero varios meses seguidos necesitan una decisión: cambiar de turno, de conductor, de plataforma o de vehículo.

8. Calendario resumido

Cada día

  • Turnos, asignaciones y vehículos parados.
  • Ingresos del día anterior por plataforma y conductor.
  • Efectivo cobrado frente a efectivo ingresado.
  • Incidencias, siniestros y multas nuevas.
  • Notificaciones oficiales nuevas, sin abrir las que tengan plazo vivo hasta decidir.

Cada semana

  • Cierre semanal de lunes a domingo por plataforma.
  • Conciliación de las transferencias de las plataformas con el banco.
  • Mínimo de facturación por conductor y avisos de efectivo pendiente.
  • Detalle de combustible y anomalías.
  • Renovar las sesiones de los portales de las plataformas que caducan.

Cada mes

  • Cierre del mes por conductor: bruto, neto, efectivo, horas y kilómetros.
  • Liquidaciones y nóminas.
  • KPIs y ranking de vehículos y conductores.
  • Documentos que caducan en los próximos 60 días.
  • Revisión de altas sin actividad en las plataformas.
  • Facturas de comisión de las plataformas y de proveedores, entregadas a la asesoría.

Cada trimestre

  • Previsión e ingreso de IVA y pagos a cuenta del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades, con la asesoría.
  • Revisión de pólizas de seguro y de la siniestralidad.
  • Comprobar las autorizaciones en el registro oficial y la próxima fecha de visado.
  • Revisar la rentabilidad por vehículo del trimestre y decidir sobre los que pierden dinero.
  • Revisar el contrato y las condiciones con cada plataforma y con el proveedor de combustible.

Cada año

  • ITV de cada vehículo, según su calendario.
  • Renovación de seguros.
  • Resumen anual de IVA y declaraciones informativas con la asesoría.
  • Revisión del registro de actividades de tratamiento de datos (RGPD).
  • Revisión de los certificados digitales y de los apoderamientos.

Fuentes