DEHú, multas, ITV y seguros: trámites y vencimientos de una flota VTC o taxi

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Esta guía explica dónde llegan las notificaciones oficiales de una flota española, cómo tratar las multas, cómo mantener al día la ITV, el visado de las autorizaciones y los seguros, y con qué frecuencia vigilar cada cosa.

Regla de oro: se lista primero y se decide después. Abrir una notificación electrónica cuenta como recibirla y pone en marcha los plazos. Mira la lista, decide con el asunto delante y abre cuando estés preparado para actuar.

1. Notificaciones electrónicas

1.1 Quién está obligado

  • Las personas jurídicas, como las sociedades limitadas, están obligadas a relacionarse por medios electrónicos con la Administración. Esto incluye recibir notificaciones. Lo dice el artículo 14.2 de la Ley 39/2015.
  • Las personas físicas, incluido muchas veces el autónomo, pueden elegir. Algunas administraciones obligan a ciertos colectivos. Si un autónomo no está obligado, puede recibir las notificaciones en papel en su domicilio. Fotografía y registra toda carta oficial que llegue al buzón.
  • Comprueba en los datos censales de la Agencia Tributaria si el titular figura como obligado a recibir notificaciones electrónicas.

1.2 El plazo de los 10 días

  • Una notificación electrónica se entiende practicada cuando se accede a su contenido.
  • Si no se accede, se entiende rechazada a los 10 días naturales desde que se puso a disposición. El procedimiento sigue adelante como si se hubiera notificado. Lo regula el artículo 43.2 de la Ley 39/2015.
  • Ese plazo de 10 días no se alarga si el último día es festivo.
  • Después de abrirla o de que pasen los 10 días, empieza a contar el plazo para responder, recurrir o pagar.

1.3 Dónde llegan

Canal Qué llega Cómo se entra
DEHú (Dirección Electrónica Habilitada única) Punto común de muchas administraciones del Estado, incluida la Agencia Tributaria Con certificado electrónico, Cl@ve o eIDAS. No hace falta darse de alta
DEV (Dirección Electrónica Vial) de la DGT Multas y comunicaciones de tráfico Desde la sede de la DGT con certificado o Cl@ve. Las personas jurídicas titulares de vehículos deben tenerla
Sede de la Agencia Tributaria Requerimientos, liquidaciones, embargos y comunicaciones fiscales Apartado de notificaciones electrónicas, con certificado
Sede de la Seguridad Social Altas y bajas reconocidas, deudas, embargos de salarios de trabajadores y reclamaciones Servicio de notificaciones telemáticas, con certificado
Comunidad autónoma Inspección de transporte, sanciones de transporte, visados, tributos autonómicos y conciliaciones laborales Su propio sistema de notificaciones. No siempre pasa por la DEHú
Ayuntamiento Multas municipales, zonas de bajas emisiones, tasas e impuestos de circulación Sede del ayuntamiento o DEHú, según el municipio

1.4 Cómo leer sin consumir plazo

  • La DEHú distingue entre ver la lista de notificaciones pendientes y acceder a su contenido. Ver la lista no cuenta como recibirla.
  • En la sede de la Agencia Tributaria hay un resumen de notificaciones y comunicaciones no leídas que separa tres bloques:
    • Pendientes de notificar: el plazo está vivo y abrirla cuenta como recibirla.
    • Notificadas no leídas: los 10 días ya pasaron. Abrirla no cambia nada.
    • Comunicaciones: no abren plazo.
  • En la Seguridad Social, la lista de notificaciones pendientes muestra la fecha de fin de disponibilidad. El histórico de las ya cerradas se puede consultar sin efecto jurídico.
  • Que el resumen salga vacío no significa que no haya nada. Puede que otra persona autorizada, como tu asesoría, ya entrara. Consulta también el histórico por fechas.

1.5 Avisos por correo

  • Da de alta un correo y un móvil para recibir avisos en la DEHú, la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, la DGT, tu comunidad autónoma y tu ayuntamiento. Es gratis y cubre la mayor parte del riesgo.
  • El aviso no es la notificación. Si un organismo no envía aviso o el correo se pierde, la notificación sigue corriendo. Entra en las sedes de forma periódica.
  • Por seguridad, escribe tú la dirección de la sede en el navegador. No pulses enlaces de correos, porque hay correos falsos que imitan a la Administración. Comprueba que el dominio termina en «.gob.es» o en el dominio oficial de tu comunidad.

1.6 Certificados y representación

  • Una sociedad actúa con el certificado de representante de persona jurídica. Un autónomo, con su certificado personal.
  • No mezcles identidades. Antes de entrar, decide de quién es el asunto: de la sociedad o del autónomo.
  • Si la asesoría actúa por ti, lo hace con un apoderamiento o como autorizada en el Sistema RED. Pídele que te reenvíe cada notificación con su fecha de puesta a disposición, no solo cuando ya la ha descargado.
  • Vigila la caducidad de cada certificado. Renuévalo con 60 días de margen.

2. Multas de tráfico

2.1 Al recibir una multa

  1. Guarda el original y registra la fecha de notificación. Todos los plazos cuentan desde el día siguiente.
  2. Identifica el vehículo, la fecha, la hora y el lugar.
  3. Averigua quién conducía, con el cuadrante de turnos, la plataforma o el GPS.
  4. Decide en el mismo día qué vas a hacer: identificar al conductor, alegar o pagar.

2.2 Identificar al conductor

  • Si el titular es una empresa o el conductor no es el titular, hay que identificar al conductor responsable.
  • El plazo general es de 20 días naturales desde la notificación. Comprueba siempre el plazo que figura en la propia notificación.
  • Se identifica con nombre, apellidos, DNI o NIE, domicilio y permiso de conducir del conductor. Se hace en la sede de la DGT, en la del ayuntamiento o por el medio que indique la notificación.
  • No identificarlo es una infracción muy grave. La multa suele ser el doble de la original si era leve y el triple si era grave o muy grave (no verificado el importe exacto en cada caso).
  • Si el titular no identifica al conductor cuando se le pide, pierde el descuento por pronto pago.
  • Si un vehículo lo conduce siempre la misma persona, se puede designar en la DGT un conductor habitual. En una flota con turnos rotatorios esto suele ser poco práctico.
  • Si el conductor ya no trabaja en la flota, identifícalo igualmente. Por eso conviene guardar sus datos tras la baja durante el tiempo necesario.

2.3 Alegaciones

  • El plazo para alegar o proponer pruebas es de 20 días naturales desde la notificación.
  • Alega si hay un error claro: matrícula equivocada, vehículo vendido antes de la fecha, señalización inexistente, falta de datos del radar o un servicio justificado.
  • Aporta pruebas: fotos, datos de GPS, el registro del viaje en la plataforma o el contrato de venta.
  • Alegar es incompatible con pagar con descuento. Si pagas con descuento, renuncias a alegar.

2.4 Pronto pago con descuento del 50 %

  • Si se paga en los 20 días naturales siguientes a la notificación, la multa se reduce un 50 %. Lo regula el artículo 94 de la Ley de Tráfico, en el procedimiento sancionador abreviado.
  • Pagar con descuento supone renunciar a alegar y dar por terminado el procedimiento.
  • Los puntos del permiso se pierden igual. El descuento solo afecta al importe.
  • No todas las infracciones admiten el descuento. Lee la notificación.
  • Las multas municipales siguen normalmente el mismo esquema. Revisa la ordenanza de cada ayuntamiento.

2.5 Si no se hace nada

  • En ciertas infracciones, si no se paga ni se alega, la denuncia puede convertirse en resolución sancionadora pasados 30 días naturales (no verificado para todos los tipos).
  • Después hay un plazo de pago voluntario. Si tampoco se paga, la multa pasa a periodo ejecutivo, con recargo de apremio y posible embargo.
  • Una multa en periodo ejecutivo puede impedir el certificado de estar al corriente con Hacienda. Ese certificado se pide a menudo para el visado de las autorizaciones. Una multa pequeña olvidada puede bloquear un visado.
  • Si la notificación no se pudo entregar, se publica en el Tablón Edictal Único (TEU) del BOE. Consulta el TEU de forma periódica.

2.6 Multas de transporte

  • Las infracciones de la normativa de transporte las impone la inspección de transporte de la comunidad autónoma o del Estado. Por ejemplo: falta de precontratación, captar clientes en la calle o incumplir condiciones de la autorización.
  • Tienen su propio procedimiento y sus propias reducciones por pago voluntario (no verificado el porcentaje vigente en cada comunidad).
  • Las sanciones de transporte pendientes de pago impiden el visado y otros trámites de las autorizaciones. Vigílalas aparte de las de tráfico.

3. ITV

  • Los vehículos dedicados al transporte público de viajeros de hasta nueve plazas, como el taxi, pasan la ITV cada año hasta los 5 años de antigüedad y cada 6 meses a partir de los 5 años.
  • Para el VTC, comprueba la periodicidad que aplica tu estación de ITV y la normativa de tu comunidad. En la práctica suele tratarse como vehículo de servicio público (no verificado para todos los casos).
  • Pide cita con 30 días de margen. Un vehículo con la ITV caducada no puede trabajar.
  • En la sede de la DGT, el apartado de información de tus vehículos muestra al titular la lista de sus vehículos y, dentro de cada uno, el estado del seguro y la fecha de la próxima ITV. Los avisos de la parte superior advierten de ITV a punto de caducar y de llamadas a revisión del fabricante.
  • El informe reducido del vehículo es gratuito. El informe detallado tiene tasa. No pidas informes de pago si solo necesitas ver la fecha de ITV.
  • En la misma sección hay trámites que cambian la titularidad: transferencia, notificación de venta o baja. Ten cuidado de no pulsar el que no toca.
  • La lista no incluye los vehículos dados de baja definitiva ni por robo. Si falta un coche, comprueba por qué.

4. Autorizaciones VTC y licencias de taxi

4.1 Consultar las autorizaciones

  • El Ministerio de Transportes publica un registro de empresas y actividades de transporte. Se puede consultar por NIF las autorizaciones de un titular, con su número, fecha de aprobación, fecha de validez y vehículo asociado.
  • La consulta es pública, gratuita y no tiene efectos.
  • Si una sociedad y un autónomo tienen autorizaciones, son consultas separadas, una por cada NIF.
  • El registro oficial manda. Si tu ficha interna dice otra cosa, corrígela.

4.2 Visado

  • Las autorizaciones VTC deben visarse periódicamente. En la práctica, cada dos años según el calendario que fije la administración. Sin visado, la autorización pierde su validez.
  • El visado lo tramita la comunidad autónoma que gestiona la autorización.
  • Requisitos habituales, que conviene confirmar en tu comunidad:
    • Mantener los requisitos con los que se concedió la autorización.
    • Estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social.
    • No tener sanciones de transporte pendientes de pago.
    • Vehículos que cumplan los requisitos de antigüedad, dimensiones y emisiones.
    • Seguros en vigor.
    • Conductores suficientes. En algunas comunidades se exige un número mínimo de conductores en relación con las autorizaciones.
    • Pagar la tasa.
  • Lleva el visado en tres fases: aviso con margen, presentación y resolución. Prepara los certificados de estar al corriente con antelación. Si hay una deuda en periodo ejecutivo, tendrás que pagarla o aplazarla antes.

4.3 Licencias de taxi

  • Las licencias de taxi las otorgan los ayuntamientos o las áreas metropolitanas. La comunidad otorga la autorización para servicios interurbanos.
  • Cada municipio fija sus revisiones periódicas: del vehículo, del taxímetro, de la documentación y del conductor.
  • Revisa la ordenanza municipal y su calendario de revisiones.

4.4 Cambios de vehículo

  • Cambiar el vehículo de una autorización o licencia exige comunicarlo o pedir autorización a la administración competente.
  • Al vender un coche, confirma que la transferencia de titularidad se ha completado en la DGT. Mientras siga a tu nombre, recibirás sus multas y su ITV.

5. Seguros

  • Seguro obligatorio del automóvil: responsabilidad civil frente a terceros.
  • Seguro obligatorio de viajeros (SOV): cubre a los pasajeros en el transporte público de viajeros.
  • Responsabilidad civil adicional: algunas administraciones o plataformas exigen coberturas mínimas superiores. Revisa los requisitos de tu comunidad y de cada plataforma.
  • Coberturas opcionales útiles: daños propios, lunas, asistencia en viaje, vehículo de sustitución y pérdida de beneficios por inmovilización.
  • Revisa cada año la siniestralidad con tu corredor antes de renovar. Una flota con datos de siniestros por conductor y vehículo negocia mejor.
  • Comunica los siniestros dentro del plazo de la póliza. El plazo legal general es de 7 días.
  • Las plataformas piden subir la póliza vigente. Si caduca en la app, el conductor queda bloqueado.

6. Qué vigilar y con qué frecuencia

Qué Frecuencia Margen de aviso
Notificaciones en DEHú, AEAT, Seguridad Social, DGT, comunidad y ayuntamiento Diaria, o al menos dos veces por semana Actuar antes de los 10 días
Multas nuevas y plazos de identificación, alegación y pronto pago Diaria 20 días naturales
Tablón Edictal Único Semanal —
Deudas en Hacienda y en la Seguridad Social Mensual Antes de cualquier visado
Sanciones de transporte pendientes Mensual Antes del visado
ITV de cada vehículo Mensual 30, 15 y 7 días
Seguros de cada vehículo Mensual 30 días
Documentos en las plataformas Mensual 30 días
Autorizaciones en el registro oficial Trimestral —
Visado de autorizaciones Según calendario 60 a 90 días
Certificados digitales Trimestral 60 días
Titularidad de vehículos vendidos Hasta confirmar la transferencia —

Fuentes