Gestión VTC: cómo llevar una empresa o flota VTC en España
Llevar una empresa de VTC es mucho más que tener coches y conductores. Cada semana hay que cuadrar lo que pagan Uber, Bolt y Cabify, cobrar el efectivo a los conductores, vigilar que no caduque ningún papel y cerrar el mes con las liquidaciones listas para la gestoría. Esta guía resume todo lo que entra en la gestión VTC, quién se encarga de cada parte y cómo hacerlo sin hojas de cálculo.
Qué incluye la gestión de una empresa VTC
La gestión de una flota VTC se reparte en cinco bloques:
| Bloque | Qué hay que controlar | Frecuencia |
|---|---|---|
| Autorizaciones y vehículos | Autorización VTC de cada coche, ITV, seguros (obligatorio, SOV y responsabilidad civil por daños a viajeros), leasing o renting | Diaria (vencimientos) y anual |
| Conductores | Contratos, permisos, coche asignado, ausencias, documentación | Diaria y mensual |
| Plataformas | Ingresos de Uber, Bolt, Cabify, FreeNow e inDrive por conductor y semana | Semanal |
| Dinero | Efectivo que entrega cada conductor, banco, combustible, liquidaciones | Semanal y mensual |
| Obligaciones oficiales | Notificaciones de Hacienda, Seguridad Social, DGT y DEHú, multas con plazo | Diaria |
Lo que más falla en la práctica no es la parte fiscal, que suele llevar la gestoría, sino la operativa del día a día: el efectivo que no cuadra, una ITV que caduca sin que nadie lo vea o una notificación de Hacienda que se abre tarde.
Requisitos para operar una empresa VTC en España
- Figura legal: el VTC es arrendamiento de vehículos con conductor, transporte público discrecional con precio libre y contratación previa obligatoria (LOTT, ROTT y Orden FOM/36/2008).
- Autorización por vehículo: la concede la comunidad autónoma donde está domiciliada la empresa y se inscribe en el registro estatal. Hoy muchas comunidades deniegan autorizaciones nuevas o solo las conceden para vehículos cero emisiones, así que la vía habitual es comprarlas a otro titular de la misma comunidad.
- Vehículo: turismo de hasta 9 plazas, en propiedad, leasing o renting a largo plazo, con antigüedad máxima de diez años y los requisitos ambientales de cada comunidad.
- Conductores: dentro de la organización de la empresa, normalmente asalariados en el Régimen General. Las plataformas no contratan conductores en España: trabajan con flotas.
- Servicios urbanos: desde el Real Decreto-ley 13/2018 la autorización estatal solo cubre lo interurbano. Lo urbano depende de cada comunidad y ayuntamiento (precontratación mínima, prohibiciones de captación). Consulta la normativa de tu comunidad.
El día a día: lo que se revisa cada día, semana y mes
Cada día
- Papeles caducados o a punto de vencer (ITV, seguros, autorizaciones, carné del conductor).
- Notificaciones oficiales nuevas y su plazo. Una providencia de apremio es urgente desde el primer día.
- Incidencias de turno, coches parados y conductores sin coche.
Cada semana
- Ingresos de cada plataforma por conductor.
- Efectivo: lo que cobró cada conductor en mano frente a lo que ha ingresado en el banco.
- Combustible frente al límite de la flota.
Cada mes
- Liquidación de cada conductor: salario fijo o porcentaje por tramos, menos efectivo pendiente, combustible y franquicias.
- Rentabilidad por coche y por conductor.
- Datos ordenados para la gestoría.
La guía de gestión diaria de una flota lo detalla con un calendario completo.
Liquidaciones de Uber, Bolt y Cabify
Cada plataforma paga distinto: unas descuentan la comisión antes de pagar, otras liquidan semanalmente y el efectivo que cobra el conductor reduce lo que transfiere la plataforma. Por eso la conciliación tiene tres patas: lo que dice la plataforma, lo que llega al banco y el efectivo que entrega el conductor. Si una no cuadra, hay que señalarlo y no darlo por bueno.
Lo explicamos paso a paso en la guía de liquidaciones y conciliación de Uber, Bolt y Cabify.
Obligaciones fiscales de una empresa VTC
- IVA del 10 % en el transporte de viajeros, declarado cada trimestre.
- Lo habitual es operar como sociedad limitada: Impuesto sobre Sociedades, IVA trimestral y retenciones de los trabajadores.
- Nóminas y seguros sociales de los conductores según el convenio aplicable.
- Facturación verificable (Veri*factu): obligatoria más adelante para quien no use el SII; la fecha se ha aplazado varias veces, confírmala con tu gestoría.
Esta parte la presenta normalmente una gestoría. Qué hace exactamente y qué te toca a ti lo explicamos en gestoría VTC y taxi.
Gestión VTC con inteligencia artificial
IA Fleet Pilot es un software de gestión de flotas VTC y taxi con un asistente de IA, Alfred, que lleva la operativa diaria:
- Cada mañana a las 8 envía un correo con lo urgente: papeles que vencen, multas con plazo y notificaciones oficiales.
- Lee los ingresos de Bolt por API y de Cabify por conector, e importa los informes de Uber, FreeNow e inDrive.
- Cruza plataformas, banco y efectivo para ver quién debe dinero y cuánto.
- Prepara la liquidación mensual de cada conductor.
- Deja los datos ordenados para tu gestoría.
Alfred avisa y recomienda; las decisiones las toma siempre una persona. No paga multas, no presenta impuestos ni escribe a tus conductores.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión VTC?
Es el control diario de una empresa de VTC: autorizaciones y vehículos, conductores, ingresos de las plataformas, efectivo, liquidaciones, vencimientos y notificaciones oficiales. La parte fiscal suele llevarla una gestoría.
¿Qué necesito para montar una empresa VTC?
Una sociedad o alta como autónomo, una autorización VTC por vehículo concedida por la comunidad autónoma (o comprada a otro titular de la misma comunidad), vehículos que cumplan los requisitos, seguros obligatorios, conductores en plantilla y acuerdos con las plataformas.
¿Qué IVA tiene el VTC?
El transporte de viajeros tributa al 10 % de IVA, tanto en VTC como en taxi.
¿Cómo se cuadran las liquidaciones de Uber, Bolt y Cabify?
Cruzando tres fuentes: lo que dice cada plataforma por conductor, lo que llega al banco y el efectivo que entrega cada conductor. Si una no cuadra, se señala y se revisa antes de liquidar.
¿Hay software de gestión VTC con inteligencia artificial?
Sí. IA Fleet Pilot incluye a Alfred, un asistente de IA que avisa cada mañana de lo urgente, cuadra plataformas, banco y efectivo y prepara la liquidación de cada conductor. Desde 199 € al mes por licencia más IVA.